Lições aprendidas – Fonte de informações para novos projetos

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Já percebeu como em muitas situações é difícil iniciar um projeto, devido à falta de informação?

Independente da metodologia usada e de qual será o modo de gerenciamento do projeto, esse problema se faz presente em muitos projetos.

De certa forma, a falta de informação está ligada à incerteza que temos para as tomadas de decisões, influenciando o início deste novo projeto.

Podemos ver abaixo, uma figura que representa muito bem a definição de incerteza, bem como ressalta a diferença entre a informação necessária para uma decisão e as informações disponíveis no momento.

Nos estágios iniciais de um projeto, a incerteza geralmente é muito alta, pois muitas vezes a visão do futuro é baseada em uma ideia e possivelmente alguns esboços.

Outro relacionamento que podemos fazer é que a incerteza representa riscos para o projeto.

Com o passar do tempo, no projeto, a base da pirâmide tende a aumentar naturalmente, pois vamos aprendendo enquanto o projeto está acontecendo, e os próprios inputs do projeto realimentam as nossas necessidades de informação.

Uma das formas de ter mais informações disponíveis, é utilizar métodos de Lições Aprendidas em todos os projetos da companhia.

Ter uma base de lições aprendidas maximiza muito o nível de informação disponível para um próximo projeto, pois ali estão os dados gerados a partir de projetos já realizados, com a experiência de pessoas que passarem algo bem similar ao que esse novo time vai passar, no que tange processos e cultura empresarial.

Esta disciplina nem sempre é estimulada e não tem força perante ä toda necessidade de otimização de recursos que existe em uma empresa, seja de custo, de pessoas ou de ferramentas, e ainda concorre com todas as entregas, que são valiosas para o cliente, seja ele interno ou externo.

O fato é que o passado é um excelente professor, que fornece conhecimento e sabedoria para nos orientar para um futuro bem-sucedido.

Então, algumas sessões orientadas para execução de brainstorms podem ajudar a criar e manter o conhecimento consolidado para futuras consultas.

Existem alguns métodos para conduzir a apoiar nestas sessões, mas gostaria de focar em um, que é o Cognitive Map, ou como conhecido e mais difundido Mapa Mental. Por esta técnica, é possível entender e mapear o relacionamento dos pontos importantes do projeto, gerando uma malha de itens ligados entre si.

Utilizando esta técnica, é possível dirigir a conversa aos fatos e não às opiniões, e avançar rapidamente para que os comentários dos membros da equipe não se tornem redundantes.

As informações ficam disponíveis de maneira visual e estruturada para os participantes enquanto as reuniões acontecem.

Após a coleta, caberá ao organizador da reunião interpretar os relacionamentos para alimentar uma base que ficará disponível a todos.

Os benefícios de se executar as reuniões de Lições Aprendidas são:

  • Em novos projetos: Servirá de base para prover informações ao novo projeto
  • Em um programa: Será muito utilizada, pois sempre existe a necessidade de entender o que aconteceu em outro projeto pertencente ao programa ou até mesmo fases do projeto, para agregar informações na fase que se iniciará
  • Alimentar a disciplina de Gerenciamento de Riscos: Pois a falta de informação é um risco para o projeto. Ideal que estas disciplinas cruzem informações
  • Manutenção do ciclo de vida do Projeto (PDCA): As informações coletadas sempre servem de feedback para melhorar o processo que vem sendo executado, bem como mapear novas necessidades

 

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